Κίνδυνοι υπολογιστικών φύλλων - Ορισμός, παραδείγματα και τρόπος αντιμετώπισης

Υπάρχουν κίνδυνοι υπολογιστικών φύλλων ακόμη και σε μεγάλες επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τέτοια προγράμματα. Αν και τα υπολογιστικά φύλλα θεωρούνται από τα πιο σημαντικά και ισχυρά εργαλεία για οργανισμούς Τύποι Οργανισμών Αυτό το άρθρο σχετικά με τους διαφορετικούς τύπους οργανισμών διερευνά τις διάφορες κατηγορίες στις οποίες μπορούν να εμπίπτουν οι οργανωτικές δομές. Οργανωτικές δομές και επιχειρήσεις τις τελευταίες δεκαετίες, που δεν αφαιρεί το γεγονός ότι τα υπολογιστικά φύλλα υπόκεινται σε ανθρώπινα λάθη. Επιπλέον, μπορούν εύκολα να τροποποιηθούν και να χειραγωγηθούν, και συχνά στερούνται εσωτερικού ελέγχου.

Κίνδυνοι υπολογιστικών φύλλων

Σφάλματα υπολογιστικών φύλλων και οι επιπτώσεις τους

Τα λογιστικά φύλλα είναι βολικά στη χρήση, ειδικά για λογιστές Οδηγός Λογιστικών Μισθών Σε αυτόν τον οδηγό λογιστικών μισθών, σας δίνουμε τα στοιχεία αποζημίωσης μεσαίου σημείου για όσους απασχολούνται τόσο στη δημόσια όσο και στην ιδιωτική λογιστική. Οι λογιστές είναι υπεύθυνοι για την εξέταση των οικονομικών καταστάσεων για τη διασφάλιση της ακρίβειας και της συμμόρφωσης με τους υφιστάμενους νόμους και κανονισμούς, χειρισμό εργασιών που σχετίζονται με τη φορολογία, όπως τον υπολογισμό και άλλους επαγγελματίες χρηματοοικονομικών. Ωστόσο, τα υπολογιστικά φύλλα περιμένουν μονάδες και αριθμούς να εισαχθούν σε αυτά από το ανθρώπινο συστατικό της διαδικασίας ελέγχου. Καθώς οι άνθρωποι είναι επιρρεπείς σε λάθη, μπορούν να γίνουν λάθη σε υπολογιστικά φύλλα.

Υπάρχουν βασικά τρεις κύριες κατηγορίες σφαλμάτων υπολογιστικών φύλλων, συγκεκριμένα:

  • Σφάλματα εισαγωγής δεδομένων
  • Υπολογισμός ή τύπος Excel Formulas Cheat Sheet Το Excel cheat sheet του Excel θα σας δώσει όλους τους πιο σημαντικούς τύπους για την εκτέλεση οικονομικής ανάλυσης και μοντελοποίησης σε υπολογιστικά φύλλα Excel. Εάν θέλετε να γίνετε πλοίαρχος της χρηματοοικονομικής ανάλυσης του Excel και ειδικός στη δημιουργία οικονομικών μοντέλων, τότε έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Σφάλματα
  • Σφάλματα μορφοποίησης

Τα λάθη είναι η αρχή των κινδύνων. Όταν τέτοια σφάλματα συμβαίνουν συχνά και γίνονται συνήθεια, ο κίνδυνος αυξάνεται. Συχνά, υπάρχει έλλειψη ελέγχου σφαλμάτων και ελέγχου, η οποία μπορεί να είναι επιζήμια για την επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, τα σφάλματα στα υπολογιστικά φύλλα συμβαίνουν πολύ συχνά, με εκτιμώμενο ποσοστό 88%.

Παραδείγματα κινδύνων υπολογιστικών φύλλων

Για τη δημιουργία αναφορών υπολογιστικών φύλλων που είναι ακριβείς και χωρίς σφάλματα, είναι σημαντικό για τους λογιστές και τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να κατανοήσουν τους διαφορετικούς κινδύνους του υπολογιστικού φύλλου. Εξηγούνται παρακάτω:

1. Μη ειδικευμένοι χρήστες

Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι οι βασικές γνώσεις στη χρήση του Microsoft Excel είναι ήδη ίσες με τις γνώσεις στη χρήση υπολογιστικών φύλλων. Αυτό δεν είναι αλήθεια, καθώς η χρήση υπολογιστικών φύλλων απαιτεί αυστηρή εκπαίδευση όχι μόνο για αρχάριους ελεγκτές Big 4 Advisory Firms Οι Big 4 συμβουλευτικές εταιρείες είναι οι βασικοί παράγοντες της δημόσιας λογιστικής βιομηχανίας. Οι συμβουλευτικές εταιρείες Big 4 είναι οι KMPG, Deloitte, PwC και EY. Προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών όπως λογιστική, συμβουλευτική διαχείρισης, φορολογία, εκτίμηση κινδύνων και λογιστικό έλεγχο. Μάθετε για τις υπηρεσίες των τεσσάρων μεγάλων και τη συνεχή εκπαίδευση τους για ενημερώσεις. Η μέτρια γνώση και εμπειρία μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβείς υπολογισμούς, χρήση λανθασμένων τύπων, ακόμη και σύνδεση με άλλες παρουσιάσεις υπολογιστικών φύλλων.

2. Ανεπαρκείς οδηγίες για την προετοιμασία υπολογιστικών φύλλων

Η χρήση του υπολογιστικού φύλλου θα πρέπει να προετοιμάζεται από τους χρήστες, εξοπλίζοντας τον εαυτό τους με τις σωστές γνώσεις. Επομένως, οι οργανισμοί πρέπει να παρέχουν έναν οδηγό που να εξηγεί πώς τα υπολογιστικά φύλλα χρησιμοποιούνται στην απλούστερη δυνατή γλώσσα. Θα πρέπει να περιέχει πληροφορίες και οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του λογισμικού υπολογιστικού φύλλου.

3. Ανακύκλωση δεδομένων

Η κοπή και επικόλληση είναι μια κοινή συνήθεια των ανθρώπων. Αν και εξοικονομεί πολύ χρόνο και επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν περισσότερα σε μικρότερο χρονικό διάστημα, δεν είναι πάντα καλή ιδέα. Αυτό συμβαίνει επειδή, με την πάροδο του χρόνου, οι τύποι μπορούν να καταστραφούν και να αλλάξουν, και οι σύνδεσμοι να σπάσουν, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή αναφορά.

4. Σφάλματα σε υπολογιστικά φύλλα

Ανεξάρτητα από το πόσο καλός είναι ένας χρήστης στην εκτέλεση υπολογισμών υπολογιστικών φύλλων, ο κίνδυνος να κάνετε λάθη εξακολουθεί να είναι υψηλός εξαιτίας ανθρώπινων παραγόντων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις συνήθειες των συνομιλιών των ανθρώπων, τα συχνά διαλείμματα μπάνιου, τον έλεγχο τηλεφώνων και άλλες συνήθειες.

5. Απώλεια δεδομένων

Σε τόσες πολλές περιπτώσεις, πολλά δεδομένα χάνονται λόγω βλαβών και διακοπών ρεύματος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι ώρες εισαγωγής δεδομένων χάνονται με ένα μάτι, αναγκάζοντας τον λογιστή να χρειαστεί να επαναλάβει τα πάντα από την αρχή, σπαταλώντας χρόνο και πόρους.

Τρόπος αντιμετώπισης των κινδύνων υπολογιστικών φύλλων

Ακριβώς όπως και άλλες μορφές κινδύνων, οι κίνδυνοι υπολογιστικών φύλλων πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου να τους ελαχιστοποιηθούν ή να τους εξαλειφθούν μια για πάντα.

1. Κατάρτιση και συνεχής ανάπτυξη

Όπως προαναφέρθηκε, τα εκπαιδευτικά προγράμματα είναι απαραίτητα για κάθε εταιρεία που χρησιμοποιεί υπολογιστικά φύλλα στην αναφορά τους. Αυτή η εκπαίδευση πρέπει να παρέχεται σε όλους τους χρήστες του λογισμικού, είτε είναι αρχάριοι είτε βετεράνοι στη διαδικασία. Θα πρέπει να πραγματοποιείται τακτική εκπαίδευση για να διασφαλίζεται ότι όλοι ενημερώνονται με αλλαγές και νέες τάσεις στη χρήση υπολογιστικών φύλλων.

2. Ασφάλεια δεδομένων

Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να υπάρχουν για να διασφαλίζονται οι αναφορές υπολογιστικών φύλλων και να περιορίζεται η πρόσβαση μόνο στους λογιστές της εταιρείας. Για την αντιμετώπιση της ανακύκλωσης δεδομένων και εισαγωγής δεδομένων, συνιστάται οι υπολογισμοί επιχειρήσεων να διατηρούνται ξεχωριστοί από τα δεδομένα εισόδου.

Θα πρέπει επίσης να υπάρχει η παρουσία επιλογών επικύρωσης δεδομένων που βοηθούν τους λογιστές και τους ελεγκτές να περιορίσουν την είσοδο δεδομένων εάν δεν είναι εξουσιοδοτημένα.

3. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων

Η απώλεια δεδομένων μπορεί να αποφευχθεί με τη συνεχή αποθήκευση της αναφοράς υπολογιστικού φύλλου καθώς ο λογιστής ακολουθεί τη δουλειά του. Επιπλέον, τα αρχεία πρέπει πάντα να αποθηκεύονται στο δίκτυο και όχι μόνο στην επιφάνεια εργασίας για να εξασφαλιστεί ένα αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση που κάποιο από τα μηχανήματα αποτύχει.

4. Λογισμικό καλής ποιότητας

Οι εταιρείες πρέπει να επενδύσουν σε λογισμικό υπολογιστικού φύλλου καλής ποιότητας Τα πιο ακριβά μπορούν να κοστίσουν περισσότερο την εταιρεία, αλλά συνήθως είναι μόνο ένα εφάπαξ κόστος που μπορεί να ανακτηθεί δημιουργώντας ακριβείς αναφορές.

Τελικό Word

Οι κίνδυνοι του υπολογιστικού φύλλου είναι πραγματικοί και δημιουργούν μεγάλα προβλήματα σε επιχειρήσεις και οργανισμούς εάν παραμείνουν ανεπίλυτα. Με υπολογιστικά φύλλα, τόσο οι άνθρωποι όσο και οι μηχανές συνεργάζονται για τη δημιουργία ακριβών επιχειρηματικών αναφορών.

Περισσότεροι πόροι

Το Finance είναι ο επίσημος πάροχος του Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Certification Συμμετάσχετε 350.600+ φοιτητές που εργάζονται για εταιρείες όπως το Amazon, το JP Morgan και το πρόγραμμα πιστοποίησης Ferrari, σχεδιασμένο για να μετατρέψει οποιονδήποτε σε παγκόσμιο επίπεδο οικονομικός αναλυτής.

Για να συνεχίσετε να μαθαίνετε και να αναπτύσσετε τις γνώσεις σας σχετικά με την οικονομική ανάλυση, συνιστούμε ανεπιφύλακτα τους πρόσθετους πόρους χρηματοδότησης παρακάτω:

  • Όλη η Εκπαίδευση και τα Μαθήματα του Excel
  • Τεκμηρίωση βέλτιστων πρακτικών μοντέλων Excel Τεκμηρίωση βέλτιστων πρακτικών μοντέλων Excel Όταν εργάζεστε σε μεγάλα και περίπλοκα οικονομικά μοντέλα στο Microsoft Excel, μπορεί να είναι αρκετά δύσκολο να τεκμηριώσετε με σαφήνεια την ευκολία χρήσης και την κατανόηση των χρηστών. Θα συζητήσουμε εδώ διάφορα βέλτιστα πρακτικά μοντέλων του Excel και άλλες χρήσιμες συμβουλές και κόλπα που οι χρήστες μπορούν να εφαρμόσουν για να διατηρήσουν και να ελέγξουν το δικό σας
  • Ποσοτική Ανάλυση Ποσοτική Ανάλυση Η ποσοτική ανάλυση είναι η διαδικασία συλλογής και αξιολόγησης μετρήσιμων και επαληθεύσιμων δεδομένων όπως έσοδα, μερίδιο αγοράς και μισθοί προκειμένου να κατανοήσουμε τη συμπεριφορά και την απόδοση μιας επιχείρησης. Στην εποχή της τεχνολογίας δεδομένων, η ποσοτική ανάλυση θεωρείται η προτιμώμενη προσέγγιση για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
  • Μοντελοποίηση αποτίμησης στο Excel Μοντελοποίηση αποτίμησης στο Excel Η μοντελοποίηση αποτίμησης στο Excel μπορεί να αναφέρεται σε διάφορους τύπους αναλύσεων, όπως ανάλυση προεξοφλημένων ταμειακών ροών (DCF), συγκρίσιμα πολλαπλάσια συναλλαγών

Πρόσφατες δημοσιεύσεις