Σχεδιασμός οργάνωσης - Μάθετε για τις αρχές του Σχεδιασμού Οργανισμού

Ο σχεδιασμός του οργανισμού είναι μια πλατφόρμα που ενσωματώνει τα βασικά στοιχεία μιας εταιρείας. Μια εταιρεία είναι μια νομική οντότητα που δημιουργήθηκε από ιδιώτες, μετόχους ή μετόχους, με σκοπό τη λειτουργία για κέρδος. Επιτρέπεται στις εταιρείες να συνάπτουν συμβάσεις, να μηνύουν και να μηνύονται, να κατέχουν περιουσιακά στοιχεία, να αποδίδουν ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους και να δανείζονται χρήματα από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. , δηλαδή άτομα, πληροφορίες και τεχνολογία. Παρόλο που κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός και δεν υπάρχει συγκεκριμένος τύπος για τον καθορισμό του τέλειου σχεδιασμού οργάνωσης, υπάρχουν αρκετές αρχές που ισχύουν για κάθε εταιρεία.

Θέμα σχεδιασμού οργάνωσης

Αλλαγές γίνονται γύρω μας και με ταχύ ρυθμό. Όλες οι δραστικές προσαρμογές έχουν αφήσει πολύ μικρό περιθώριο εφησυχασμού. Λαμβάνοντας υπόψη το πώς έχουν γίνει αναπόφευκτες αλλαγές, οι διαχειριστές πρέπει να επικεντρωθούν στο σχεδιασμό των οργανισμών τους τώρα περισσότερο από ποτέ. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να μεταμορφώσουν τις εταιρείες τους για να καλύψουν καλύτερα τις ανάγκες των πελατών τους, των υπαλλήλων τους και άλλων ενδιαφερόμενων μερών. Κοινά παραδείγματα.

Αρχές Σχεδιασμού Οργανισμού

1. Εστίαση στους μακροπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους

Ένα λάθος που κάνουν οι διευθυντές είναι να επικεντρωθούμε πάρα πολύ στις σημερινές ελλείψεις της εταιρείας. Συχνά, αυτοί οι ηγέτες παραμένουν σταθεροί στις βραχυπρόθεσμες καταγγελίες που λαμβάνουν από τους υπαλλήλους τους, τους πελάτες ή τους επενδυτές τους. Αντιπροσωπεύει επίσης την υπολειμματική αξία των περιουσιακών στοιχείων μείον τις υποχρεώσεις. Αναδιατάσσοντας την αρχική λογιστική εξίσωση, λαμβάνουμε τους Μετόχους Equity = Περιουσιακά στοιχεία - Υποχρεώσεις. Αλλά ο σωστός τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι να επικεντρωθεί τόσο στους παρόντες όσο και στους μακροπρόθεσμους στόχους της εταιρείας. Η υιοθέτηση ενός σχεδιασμού οργανισμού που αντιμετωπίζει μόνο τα άμεσα προβλήματα που προκύπτουν θα ανοίξει το δρόμο για περισσότερα προβλήματα στο μέλλον.

2. Αφιερώστε χρόνο για να δείτε τη σκηνή

Μια μελέτη διαπίστωσε ότι τα στελέχη περνούν πολύ λίγο χρόνο αξιολογώντας την κατάσταση των οργανισμών τους πριν υιοθετήσουν νέα σχέδια. Πολύ συχνά, οι ηγέτες κάνουν την εσφαλμένη υπόθεση ότι η τρέχουσα κατάσταση των οργανώσεων τους είναι σαφής. Στην πραγματικότητα, αυτοί οι διευθυντές δεν έχουν επαφή με την απόδοση των υπαλλήλων τους και πώς οι δραστηριότητες διεξάγονται εσωτερικά. Η απόκτηση καλύτερης κατανόησης ενός οργανισμού πριν προχωρήσει σε νέα σχεδίαση βοηθά στην ανακάλυψη της βασικής αιτίας των τρεχόντων προβλημάτων.

3. Επιλογή του σωστού σχεδιαγράμματος

Η πλειονότητα των οργανισμών βασίζουν τα νέα τους σχέδια σε υποθέσεις που δεν έχουν δοκιμαστεί. Παρόλο που η διαισθητική λήψη αποφάσεων λειτουργεί σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διευθυντές εταιρειών δεν πρέπει να εξαρτώνται μόνο από τη διαίσθησή τους. Επομένως, αντί να βασίζεστε σε αυτό το «αίσθημα του εντέρου» κατά τη λήψη αυτής της σημαντικής απόφασης πωλήσεων, συμβουλευτείτε όλους τους εμπλεκόμενους φορείς και εξετάστε τα διαθέσιμα δεδομένα.

4. Επιλογή των σωστών ειδικών

Μία από τις πιο παραμελημένες αρχές του σχεδιασμού της οργάνωσης είναι να δοθεί έμφαση στους ρόλους πρώτα και μετά στα άτομα. Δυστυχώς, πολλοί διευθυντές κάνουν το αντίθετο. Αρχίζουν να αναζητούν υποψηφίους για να συμπληρώσουν συγκεκριμένες θέσεις προτού καθοριστούν σαφώς οι ρόλοι εργασίας.

Το πρόβλημα με τη χρήση αυτής της προσέγγισης είναι ότι προκαλεί άγχος μεταξύ των εργαζομένων. Δημιουργεί επίσης τον κίνδυνο απώλειας ειδικών τεχνικών εάν αισθάνονται ανασφαλείς για τη δουλειά τους. Είναι επίσης πολύ αποσπά την προσοχή, καθώς οι περισσότεροι υπάλληλοι θα τείνουν να επικεντρώνονται στο να κάνουν μεγάλες εντυπώσεις αντί να κάνουν προτεραιότητα τις ανάγκες των πελατών τους.

Ο καλύτερος τρόπος αντιμετώπισης του θέματος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σχέδιο ταλέντων. Με ένα σχέδιο ταλέντων, κάθε τμήμα επιχειρήσεων θα αποκτήσει πρόσβαση στους ίδιους επαγγελματίες. Με αυτόν τον τρόπο, οι πιο ικανοί υπάλληλοι θα καταλήξουν σε κεντρικούς ρόλους που έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τους στόχους της εταιρείας.

5. Προβλέψτε αντίσταση

Συχνά, οι διευθυντές θεωρούν τους εαυτούς τους ως μηχανικούς και τους υπαλλήλους τους ως γρανάζια που μπορούν να μετακινηθούν. Ωστόσο, αυτό δεν πρέπει να συμβαίνει. Ένας οργανισμός αποτελείται από άτομα που έχουν φόβους, φιλοδοξίες, στόχους και συναισθήματα. Ως εκ τούτου, οι ηγέτες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την πιθανότητα απόρριψης και αντίθεσης των συστάσεων αλλαγής τους.

Γνωρίζοντας αυτό, το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνει ένας διαχειριστής είναι να αναγνωρίσει τις αρνητικές νοοτροπίες και να προσπαθήσει να αλλάξει τον τρόπο που αντιλαμβάνονται το νέο σχέδιο. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους οι ηγέτες μπορούν να προσπαθήσουν να λύσουν το ζήτημα. Περιλαμβάνουν την παροχή μιας σαφούς εξήγησης για το σχεδιασμό του οργανισμού, τη μοντελοποίηση ρόλων της νέας νοοτροπίας και τη λήψη μέτρων που ενισχύουν το σχεδιασμό.

6. Οι μετρήσεις απόδοσης είναι βασικές

Κανείς δεν θα οδηγούσε ποτέ αυτοκίνητο που δεν έχει ταχύμετρο. Ομοίως, οι διαχειριστές εταιρειών δεν χρειάζεται να εφαρμόζουν νέα σχέδια οργανισμού, εάν δεν υπάρχουν μετρήσεις απόδοσης. Χωρίς τέτοιες μετρήσεις, δεν θα υπάρχει τρόπος να εκτιμήσετε την απόδοση της εταιρείας σας πριν και μετά την υιοθέτηση του νέου σχεδιασμού.

Μετρήσεις απόδοσης Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) Οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI) είναι μετρήσεις που χρησιμοποιούνται για την περιοδική παρακολούθηση και αξιολόγηση της απόδοσης ενός οργανισμού προς την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Χρησιμοποιούνται επίσης για τη μέτρηση της συνολικής απόδοσης μιας εταιρείας που καθορίζει την επίδραση που έχει το νέο σχέδιο σε έναν οργανισμό. Εάν η εταιρεία φαίνεται να αποδίδει χειρότερα από ό, τι στο παρελθόν, τότε τα στελέχη μπορούν να λάβουν δραστικά μέτρα για βελτίωση.

7. Διαχείριση μεταβατικών κινδύνων

Στη βιασύνη να εφαρμόσουν μια νέα στρατηγική, η πλειονότητα των διευθυντών εταιρειών ξεχνούν να λαμβάνουν υπόψη τους μεταβατικούς κινδύνους. Κάθε νέα σχεδίαση ενέχει ορισμένους κινδύνους, από την παρέμβαση στις επιχειρησιακές λειτουργίες έως τις ατέλειες των εργαζομένων και την κακή εκτέλεση. Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε τον αντίκτυπο αυτών των κινδύνων είναι να τους εντοπίσετε νωρίς και να τους αντιμετωπίσετε το συντομότερο δυνατό.

8. Πηγαίνοντας στο Extra Mile

Το σύστημα αναφοράς μιας εταιρείας είναι μια από τις πιο κρίσιμες και ελεγχόμενες πτυχές της οργανωτικής της δομής. Δυστυχώς, οι περισσότεροι ηγέτες επικεντρώνονται πάρα πολύ στη διαδικασία σχεδιασμού και παραμελούν άλλα στοιχεία.

Η Apple και η Pixar είναι δύο εταιρείες που διανύουν αυτό το επιπλέον βήμα. Για παράδειγμα, σημειώνουν πού μαζεύονται οι εργαζόμενοί τους κοινωνικά και πώς αυτές οι αλληλεπιδράσεις διαμορφώνουν τη συμπεριφορά τους.

Οφέλη του Σχεδιασμού Οργανισμού

Ένας υγιής σχεδιασμός οργάνωσης προσφέρει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

1. Σαφήνεια

Η υιοθέτηση ενός ορθού οργανωτικού σχεδιασμού είναι σημαντική για κάθε επιχείρηση ανεξάρτητα από την κλίμακα. Δεν παρέχει μόνο σαφήνεια στις καθημερινές επιχειρήσεις αλλά και στη λήψη βασικών αποφάσεων και άλλων δραστηριοτήτων.

Ένας καλά σχεδιασμένος σχεδιασμός οργανισμού περιγράφει το ρόλο κάθε ενδιαφερόμενου. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τα καθήκοντά τους, σε ποιον πρέπει να απευθυνθούν για βοήθεια, το χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση των έργων, τις εργασίες που πρέπει να δοθούν προτεραιότητα και πολλά άλλα. Ο σχεδιασμός της οργάνωσης συμβάλλει σημαντικά στη βελτίωση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας, ιδίως όταν πρόκειται για μεγάλες εταιρείες.

2. Ανάπτυξη

Ένα άλλο πλεονέκτημα για τη δημιουργία ενός καλά σχεδιασμένου οργανισμού είναι ότι διευκολύνει την αξιοποίηση των ευκαιριών ανάπτυξης, σε σύγκριση με μια εταιρεία που είναι χαλαρά οργανωμένη. Ένας καλός οργανωτικός σχεδιασμός ενσωματώνει τεχνολογική υποδομή. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ο διευθυντής της εταιρείας σκέφτεται να προσθέσει έναν νέο υπάλληλο, θα υπάρχουν ήδη ορισμένα μέτρα που πρέπει να ακολουθηθούν για την πρόσληψη νέων ατόμων. Ένας οργανισμός που δεν διαθέτει σταθερό σχεδιασμό θα δυσκολευτεί να αναλάβει τέτοιες δραστηριότητες.

3. Προσαρμοστικότητα

Ένα βασικό χαρακτηριστικό του αποτελεσματικού σχεδιασμού της οργάνωσης είναι η ικανότητα ανταπόκρισης στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και της βιομηχανίας. Ενώ οι περισσότεροι ηγέτες προτιμούν να επικεντρώνονται στις υπάρχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης, ο καλύτερος σχεδιασμός οργάνωσης είναι αυτός που αφήνει χώρο για νέες τάσεις της αγοράς. Στην ιδανική περίπτωση, ο σχεδιασμός πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτος ώστε να επιτρέπει τυχόν προσαρμογές.

Οφέλη του Σχεδιασμού Οργανισμού

Key Takeaway

Ο σχεδιασμός του οργανισμού είναι ένας συνδυασμός των βασικών στοιχείων μιας εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της δομής, των διαδικασιών και των ενδιαφερομένων. Ένας ήχος σχεδιασμός βοηθά στην παροχή σαφήνειας και ανοίγει το δρόμο για ανάπτυξη. Αλλά αν κάποιος σχεδιάζει να υιοθετήσει ένα νέο σχέδιο για την εταιρεία του, υπάρχουν μερικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Περιλαμβάνουν την εστίαση σε μακροπρόθεσμους στόχους, τη διαχείριση μεταβατικών κινδύνων, την πρόβλεψη αντίστασης και τη χρήση μετρήσεων απόδοσης.

Επιπρόσθετοι πόροι

Το Finance προσφέρει την πιστοποίηση Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Συμμετάσχετε 350.600+ μαθητές που εργάζονται σε εταιρείες όπως το Amazon, το JP Morgan και το πρόγραμμα πιστοποίησης Ferrari για όσους θέλουν να πάρουν την καριέρα τους στο επόμενο επίπεδο. Για να συνεχίσετε να μαθαίνετε και να προωθείτε την καριέρα σας, οι ακόλουθοι πόροι χρηματοδότησης θα είναι χρήσιμοι:

  • Συγκέντρωση Συγκέντρωση Η συγκέντρωση αναφέρεται στη διαδικασία κατά την οποία οι δραστηριότητες που περιλαμβάνουν σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων εντός ενός οργανισμού συγκεντρώνονται σε έναν συγκεκριμένο ηγέτη
  • Εταιρική δομή Εταιρική δομή Η εταιρική δομή αναφέρεται στην οργάνωση διαφορετικών τμημάτων ή επιχειρηματικών μονάδων εντός μιας εταιρείας. Ανάλογα με τους στόχους μιας εταιρείας και τον κλάδο
  • Διαχείριση δεξιοτήτων διαχείρισης δεξιοτήτων Οι δεξιότητες διαχείρισης μπορούν να οριστούν ως ορισμένα χαρακτηριστικά ή ικανότητες που πρέπει να διαθέτει ένα στέλεχος προκειμένου να εκπληρώσει συγκεκριμένες εργασίες σε ένα
  • Διαδοχικός σχεδιασμός Διαδοχικός σχεδιασμός Ο σχεδιασμός διαδοχής αναφέρεται στη διαδικασία κατά την οποία οι εργαζόμενοι προσλαμβάνονται και αναπτύσσονται με σκοπό την πλήρωση ενός βασικού ρόλου εντός ενός οργανισμού. Το

Πρόσφατες δημοσιεύσεις