Μορφή Επιχειρηματικής Επιστολής - Επισκόπηση, Δομή και Παράδειγμα

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει πάντα να ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή και δομή για να διασφαλίζει ότι λαμβάνεται ως επαγγελματική και ενημερωμένη. Ενώ υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι επιχειρηματικών επιστολών, αυτός ο οδηγός θα εξετάσει ένα λεπτομερές παράδειγμα της πιο κλασικής μορφής επαγγελματικής επιστολής.

Πώς να μορφοποιήσετε μια επαγγελματική επιστολή

Επισκόπηση επαγγελματικής επιστολής

Στην επιχείρηση Corporation Μια εταιρεία είναι μια νομική οντότητα που δημιουργήθηκε από ιδιώτες, μετόχους ή μετόχους, με σκοπό τη λειτουργία για κέρδος. Επιτρέπεται στις εταιρείες να συνάπτουν συμβάσεις, να μηνύουν και να μηνύονται, να κατέχουν περιουσιακά στοιχεία, να αποδίδουν ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους και να δανείζονται χρήματα από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. , μια επιστολή είναι απλώς κάθε είδος αλληλογραφίας που αποστέλλεται μεταξύ δύο μερών. Μπορεί να αφορά οποιοδήποτε θέμα και να αποστέλλεται μέσω πολλών μεθόδων παράδοσης, όπως email, κανονική αλληλογραφία και παράδοση με το χέρι.

Ο τόνος που παίρνετε στην επιστολή θα εξαρτηθεί από το ποιος είναι το κοινό και ποιος είναι ο σκοπός της επικοινωνίας Διαπροσωπικές δεξιότητες Οι διαπροσωπικές δεξιότητες είναι οι δεξιότητες που απαιτούνται για την αποτελεσματική επικοινωνία, αλληλεπίδραση και εργασία με άτομα και ομάδες. Εκείνοι με καλές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι ισχυροί λεκτικοί και μη λεκτικοί επικοινωνιακοί και συχνά θεωρούνται «καλοί με τους ανθρώπους». είναι. Μερικές φορές θα πρέπει να είστε πιο επίσημοι και άλλες φορές μια πιο απλή φωνή είναι κατάλληλη.

Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια ουδέτερη φωνή και ένα μέτριο επίπεδο τυπικότητας.

Δομή επιστολών επιχειρήσεων

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς σχεδιάζεται και διαρθρώνεται μια επαγγελματική επιστολή. Μη διστάσετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το κείμενο στο δικό σας email, Word ή έγγραφο Google και φροντίστε να το προσαρμόσετε και να το διορθώσετε προσεκτικά.

[Όνομα αποστολέα]

[Όνομα εταιρείας αποστολέα]

[Διεύθυνση οδού αποστολέα]

[Πόλη αποστολέα, πολιτεία / επαρχία και ταχυδρομικός κώδικας]

[Αριθμός τηλεφώνου ή / και διεύθυνση email του αποστολέα]

[Ημερομηνία]

[Ονομα παραλήπτη]

[Όνομα εταιρείας παραλήπτη]

[Διεύθυνση οδού παραλήπτη]

[Πόλη παραλήπτη, πολιτεία / επαρχία και ταχυδρομικός κώδικας]

[Αριθμός τηλεφώνου ή / και διεύθυνση email του παραλήπτη]

[Θέμα]

[Αγαπητέ όνομα],

[Εισαγωγή - εδώ εξηγείτε το σκοπό της επιστολής, όπως γιατί το γράφετε, τι ελπίζετε να επιτύχετε από αυτό και τυχόν άλλες σημαντικές πληροφορίες που θέλετε να δηλώσετε εκ των προτέρων.]

[Μέση Ενότητα - εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε και να παράσχετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτό που σκιαγραφήσατε στην πρώτη παράγραφο. Μπορεί να υπάρχουν αρκετές άλλες παραγράφους όπως αυτή, ανάλογα με το χρονικό διάστημα που χρειάζεται το γράμμα]

[Συμπέρασμα - αυτό είναι το μέρος όπου μπορείτε να ολοκληρώσετε και να συνοψίσετε τα πράγματα. Μπορεί να υπάρχει μια παρότρυνση για δράση ή τα επόμενα βήματα που περιλαμβάνονται σε αυτήν την παράγραφο.]

[Με εκτιμιση],

[Υπογραφή]

[Όνομα αποστολέα]

Παράδειγμα πλήρους επαγγελματικής επιστολής

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με τη μορφή επιχειρηματικής επιστολής, ας δούμε ένα παράδειγμα με ενσωματωμένες πραγματικές πληροφορίες.

Τζον Μπράβο

ABC Education Inc.

1234 - 123 Street

Νέα Υόρκη, NY 01218

21 Μαΐου 2018

Σάρα Γκέινι

XYZ Company Inc.

6789 - 789 Street

Νέα Υόρκη, NY 04851

Απ .: Ενημερωμένη συχνότητα χρέωσης

Αγαπητή κυρία Geenie,

Σας γράφω για να σας ενημερώσω για το νέο μοντέλο τιμολόγησης που ισχύει από την 1η Φεβρουαρίου 2019. Την 1η Φεβρουαρίου, θα αλλάξουμε από έναν ετήσιο κύκλο χρέωσης σε έναν τριμηνιαίο κύκλο χρέωσης και αυτή η επιστολή περιέχει σημαντικές πληροφορίες που μπορεί να επηρεάσουν τον οργανισμό σας.

Αφού πραγματοποιήσαμε εκτενή έρευνα και λάβαμε σχόλια από τους πελάτες μας, αποφασίσαμε ότι οι περισσότεροι πελάτες προτιμούν έντονα έναν τριμηνιαίο κύκλο χρέωσης παρά έναν ετήσιο. Προκειμένου να ανταποκριθούμε καλύτερα στις ανάγκες σας, αποφασίσαμε να προσφέρουμε αυτό το όφελος, το οποίο θα τεθεί σε ισχύ την 1η Φεβρουαρίου 2019.

Αυτή η επιστολή είναι απλώς για να σας ειδοποιήσει για τις επικείμενες αλλαγές και δεν απαιτείται άμεση ενέργεια από αυτήν τη στιγμή. Σας ευχαριστούμε για τη συνέχιση της επιχείρησής σας.

Με εκτιμιση,

Τζον Μπράβο

Λήψη προτύπου μορφής επιχειρηματικής επιστολής

Εισαγάγετε το όνομα και το email σας στην παρακάτω φόρμα και κατεβάστε το δωρεάν πρότυπο τώρα!

Πρότυπο μορφής επιχειρηματικής επιστολής

Πρόσθετα θέματα μορφοποίησης

Εκτός από τη συνολική μορφή και τη δομή που αναφέρονται παραπάνω, ίσως θελήσετε επίσης να θεωρήσετε τις ακόλουθες πληροφορίες ως τυπικές επιχειρηματικές πρακτικές.

Τα κοινά πρότυπα μορφοποίησης περιλαμβάνουν:

  • Arial, Times New Roman ή παρόμοια τυπική γραμματοσειρά
  • Μέγεθος 11 ή 12 πόντων
  • Κεφαλαιοποίηση υπόθεσης
  • λευκό φόντο
  • Χαρτί μεγέθους 5 "x 11"
  • Διάταξη πορτρέτου
  • Περιθώρια 1 "
  • Μονό, 1,5 ή διπλό διάστημα
  • Μαύρο χρώμα γραμματοσειράς
  • Χρήση εταιρικής επιστολόχαρτου
  • Εκτύπωση μονής ή διπλής όψης
  • Απλό λευκό φόντο

Επιπρόσθετοι πόροι

Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε αυτόν τον οδηγό σχετικά με τον τρόπο χρήσης της κατάλληλης μορφής επιχειρηματικής επιστολής. Το Finance είναι ένας παγκόσμιος πάροχος διαδικτυακής εκπαίδευσης και προσφέρει την πιστοποίηση Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) TM FMVA® Συμμετάσχετε σε 350.600+ μαθητές που εργάζονται για εταιρείες όπως Amazon, JP Morgan και Ferrari για χρηματοοικονομικούς αναλυτές.

Για να συνεχίσετε να μαθαίνετε και να προωθείτε την καριέρα σας, αυτοί οι πρόσθετοι πόροι θα είναι χρήσιμοι:

  • Πρότυπο επιστροφής παραίτησης Επιστολή παραίτησης Η επιστολή παραίτησης είναι μια επίσημη επιστολή που αποστέλλεται από έναν υπάλληλο στον εργοδότη του και ειδοποιεί ότι δεν θα εργάζονται πλέον στην εταιρεία. Ο στόχος μιας επιστολής παραίτησης είναι να δημιουργήσει ένα επίσημο αρχείο ειδοποίησης, να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με την τελευταία ημέρα του υπαλλήλου, τα επόμενα βήματα κ.λπ. Αυτό το πρότυπο επιστολής
  • Βιογραφικό πρότυπο Επενδυτικό τραπεζικό βιογραφικό Επενδυτικό τραπεζικό βιογραφικό πρότυπο. Μάθετε πώς να γράφετε ένα βιογραφικό επενδυτικού τραπεζικού (Αναλυτής ή Συνεργάτης) με τον δωρεάν οδηγό και το βιογραφικό πρότυπο του Finance. Το βιογραφικό IB είναι μοναδικό. Είναι σημαντικό να προσαρμόσετε το βιογραφικό σας στο βιομηχανικό πρότυπο για να αποφύγετε την άμεση διαγραφή
  • Πρότυπο συνοδευτικής επιστολής Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο συνοδευτικής επιστολής για να λάβετε συνέντευξη! Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να κάνει ή να σπάσει μια αίτηση εργασίας, οπότε είναι σημαντικό να το διορθώσετε. Είτε η επιστολή σας διαβάζεται από τον ΥΕ είτε από τον διευθυντή πρόσληψης, υπάρχουν πολλά σημαντικά πλαίσια που πρέπει να σημειώσετε. Αυτός ο οδηγός παρέχει ένα δωρεάν πρότυπο συνοδευτικής επιστολής και επεξήγηση του τι πρέπει να γνωρίζετε
  • Οδηγός συνέντευξης Συνεντεύξεις Ακολουθήστε την επόμενη συνέντευξή σας! Ανατρέξτε στους οδηγούς συνέντευξης της Finance με τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις και τις καλύτερες απαντήσεις για οποιαδήποτε θέση εταιρικής χρηματοδότησης. Συνεντεύξεις ερωτήσεις και απάντηση για χρηματοδότηση, λογιστική, επενδυτική τραπεζική, έρευνα μετοχών, εμπορική τραπεζική, FP&A, περισσότερα! Δωρεάν οδηγοί και εξάσκηση για τη συνέντευξη σας

Πρόσφατες δημοσιεύσεις