Έγγραφα πηγής - Επισκόπηση και τύποι λογιστικών εγγράφων

Κάθε φορά που μια επιχείρηση συμμετέχει σε μια χρηματοοικονομική συναλλαγή, δημιουργείται ένα χάρτινο ίχνος. Αυτό το χάρτινο ίχνος αναφέρεται στη λογιστική ως έγγραφο πηγής Εάν οι επιταγές γράφονται για πληρωμή, πραγματοποιούνται πωλήσεις για τη δημιουργία αποδείξεων, τα τιμολόγια χρέωσης αποστέλλονται από προμηθευτές ή καταγράφονται οι ώρες εργασίας στο φύλλο εργασίας ενός υπαλλήλου - όλα τα αντίστοιχα έγγραφα είναι έγγραφα προέλευσης.

έγγραφα προέλευσης

Η σημασία των εγγράφων προέλευσης

Τα έγγραφα προέλευσης είναι, πρώτα απ 'όλα, σημαντικά για τη διαδικασία τήρησης βιβλίων και λογιστικής Θεωρία χρηματοοικονομικής λογιστικής Θεωρία χρηματοοικονομικής λογιστικής εξηγεί το "γιατί" πίσω από τη λογιστική - τους λόγους για τους οποίους οι συναλλαγές αναφέρονται με συγκεκριμένους τρόπους. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις βασικές αρχές πίσω από τη Θεωρία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής, επειδή χρησιμεύουν ως φυσικά αποδεικτικά στοιχεία ότι πραγματικά πραγματοποιήθηκε μια χρηματοοικονομική συναλλαγή. Σήμερα, αυτά τα έγγραφα δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι ένα φυσικό έντυπο αντίγραφο - μπορεί να είναι μια ηλεκτρονική μορφή επιβεβαίωσης.

Επιπλέον, τα έγγραφα προέλευσης είναι επίσης απαραίτητα στη διαδικασία ελέγχου. Όταν οι εταιρείες υποβάλλονται σε έλεγχο, η πρόσβαση του ελεγκτή σε ένα σαφές και προσβάσιμο χάρτινο ίχνος όλων των συναλλαγών ενισχύει τη συνολική νομιμότητα και ανεξαρτησία του ελέγχου. Προκειμένου να επιβεβαιωθεί η ακρίβεια των υπολοίπων της εταιρείας σε ατομικούς λογαριασμούς, οι ελεγκτές χρειάζονται πλήρη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα. Συνολικά, για να λειτουργήσει μια επιχείρηση πιο ομαλά και να βελτιωθεί η διαφάνεια, όλα τα έγγραφα προέλευσης πρέπει να φυλάσσονται και να αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά.

Κοινοί τύποι εγγράφων προέλευσης

Στην απλούστερη μορφή του, ένα έγγραφο προέλευσης περιέχει γενικά τις ακόλουθες πληροφορίες:

  • Η ημερομηνία της συναλλαγής
  • Το συνολικό ποσό της συναλλαγής
  • Περιγραφή της συναλλαγής
  • Μία ή περισσότερες υπογραφές εξουσιοδότησης

Τα πιο συνηθισμένα έγγραφα είναι:

  • Έλεγχοι
  • Τιμολόγια
  • ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
  • Πιστωτικά σημειώματα
  • Κάρτες χρόνου εργαζομένων
  • Δελτία κατάθεσης
  • Εντολές αγοράς

Αποθήκευση εγγράφων

Τυχόν πληροφορίες που δημιουργούνται μέσω εγγράφων προέλευσης πρέπει να καταγράφονται σωστά είτε στο περιοδικό της εταιρείας, στο λογιστικό λογισμικό είτε στα χρηματοοικονομικά βιβλία. Μετά την αρχική εγγραφή, όλα τα έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν και να οργανωθούν σε ένα αρχείο και να τεθούν σε ένα σύστημα, ώστε να μπορούν να ανακτηθούν ανά πάσα στιγμή. Είναι επίσης σημαντικό να δημιουργήσετε ένα αρχείο γενικών διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου Οδηγός ιατροδικαστικού ελέγχου. Ο ιατροδικαστικός έλεγχος είναι ένας λεπτομερής έλεγχος των αρχείων μιας εταιρείας που θα χρησιμοποιηθεί σε δικαστήριο σε νομική διαδικασία. Συμμετέχουν όλοι οι λογιστές, οι δικηγόροι και οι επαγγελματίες του χρηματοοικονομικού τομέα. Σε έναν τέτοιο έλεγχο, θα ψάχνουν για διαφθορά, συγκρούσεις συμφερόντων, δωροδοκία, εκβιασμό, κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων, χρηματοοικονομική απάτη, καθορίζοντας ποιος στην εταιρεία μπορεί να έχει πρόσβαση και να εγκρίνει πληρωμές, παραγγελίες και άλλες συναλλαγές.

Πρωτοτυπία των εγγράφων προέλευσης

Το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου, οι φωτοτυπίες των εγγράφων προέλευσης είναι νόμιμα επιτρεπτές. Σύμφωνα με την Υπηρεσία Εσωτερικής Αναθεώρησης των ΗΠΑ (IRS), εφόσον αυτές οι φωτοτυπίες είναι πλήρεις, ευανάγνωστες και ακριβείς αναπαραστάσεις του αρχικού εγγράφου, είναι νομικά αποδεκτές. Ομοίως, ο Καναδικός Οργανισμός Εσόδων (CRA) δέχεται σαρωμένα έγγραφα εφόσον τα αρχεία παράγονται και διατηρούνται σε έντυπη μορφή ή αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά προσβάσιμη και αναγνώσιμη μορφή. Παρόλο που η οργάνωση και η αρχειοθέτηση αυτών των εγγράφων μπορεί να είναι κουραστική, η παράταση του χρόνου για τη σωστή συντήρηση ενός χαρτιού και η δημιουργία ενός εύκολου τρόπου πρόσβασης σε αυτά τα έγγραφα μπορεί να οδηγήσει σε τεράστια εξοικονόμηση χρόνου στο μέλλον και επίσης διασφαλίζει μεγαλύτερη διαφάνεια.

Επιπρόσθετοι πόροι

Ακολουθούν αρκετοί επιπλέον δωρεάν πόροι χρηματοδότησης για να σας βοηθήσουν να προχωρήσετε στην οικονομική καριέρα σας.

  • Λογιστική για τους φόρους εισοδήματος Λογιστική για τους φόρους εισοδήματος Οι φόροι εισοδήματος και η λογιστική του είναι ένας βασικός τομέας των χρηματοοικονομικών εταιρειών. Η εννοιολογική κατανόηση της λογιστικής για τους φόρους εισοδήματος επιτρέπει σε μια εταιρεία να διατηρήσει την οικονομική ευελιξία. Ο φόρος είναι ένα περίπλοκο πεδίο πλοήγησης και συχνά μπερδεύει ακόμη και τους πιο εξειδικευμένους χρηματοοικονομικούς αναλυτές.
  • Ανάλυση Οικονομικών Καταστάσεων Ανάλυση Οικονομικών Καταστάσεων Πώς να εκτελέσετε Ανάλυση Οικονομικών Καταστάσεων. Αυτός ο οδηγός θα σας διδάξει να κάνετε ανάλυση οικονομικής κατάστασης της κατάστασης αποτελεσμάτων, του ισολογισμού και της κατάστασης ταμειακών ροών, συμπεριλαμβανομένων περιθωρίων, δεικτών, ανάπτυξης, ρευστότητας, μόχλευσης, ποσοστών απόδοσης και κερδοφορίας.
  • Θεωρία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής Θεωρία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής Θεωρία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής εξηγεί το "γιατί" πίσω από τη λογιστική - τους λόγους για τους οποίους οι συναλλαγές αναφέρονται με συγκεκριμένους τρόπους. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις βασικές αρχές πίσω από τη Θεωρία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής
  • Κόστος αγαθών που πωλήθηκαν Λογιστική Οι λογιστικοί οδηγοί και οι πόροι μας είναι οδηγοί αυτο-μελέτης για να μάθουν τη λογιστική και τη χρηματοδότηση με τον δικό σας ρυθμό. Περιηγηθείτε σε εκατοντάδες οδηγούς και πόρους.

Πρόσφατες δημοσιεύσεις