Εντολή αγοράς - Ορισμός, οφέλη, τρόπος χρήσης των PO από τους προμηθευτές

Μια εντολή αγοράς είναι ένα εμπορικό έγγραφο προέλευσης Έγγραφα πηγής Το χάρτινο ίχνος των χρηματοοικονομικών συναλλαγών μιας εταιρείας αναφέρεται στη λογιστική ως έγγραφα προέλευσης. Εάν οι επιταγές γράφονται για πληρωμή, πραγματοποιούνται πωλήσεις για τη δημιουργία αποδείξεων, τα τιμολόγια χρέωσης αποστέλλονται από προμηθευτές ή καταγράφονται οι ώρες εργασίας στο φύλλο εργασίας ενός υπαλλήλου - όλα τα αντίστοιχα έγγραφα είναι έγγραφα προέλευσης. που εκδίδεται από ένα τμήμα αγορών μιας επιχείρησης κατά την παραγγελία με τους προμηθευτές ή τους προμηθευτές της. Το έγγραφο αναφέρει τις λεπτομέρειες σχετικά με τα είδη που πρόκειται να αγοραστούν, όπως τους τύπους αγαθών, την ποσότητα και την τιμή. Με απλούς όρους, είναι η σύμβαση που συντάσσει ο αγοραστής κατά την αγορά αγαθών από τον πωλητή.

Παραγγελία αγοράς

Βήματα στην παραγγελία

1. Ο αγοραστής δημιουργεί μια αίτηση αγοράς

Πριν αποστείλετε την εντολή αγοράς στον προμηθευτή, το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια αίτηση αγοράς. Αυτό είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται εντός της εταιρείας στο τμήμα αγορών για την παρακολούθηση των παραγγελθέντων αγαθών.

Η αίτηση αγοράς βοηθά επίσης την εταιρεία να τηρεί λογαριασμό των εξόδων τους Έξοδα Τα έξοδα είναι ένας τύπος δαπανών που ρέει μέσω της κατάστασης αποτελεσμάτων και αφαιρείται από τα έσοδα για να φτάσει στο καθαρό εισόδημα. Λόγω της αρχής της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, τα έξοδα αναγνωρίζονται όταν πραγματοποιούνται, όχι απαραίτητα όταν πληρώνονται. . Το PO δημιουργείται μόνο αφού εγκριθεί η αίτηση αγοράς από τον εξουσιοδοτημένο διαχειριστή.

2. Ο αγοραστής δημιουργεί μια εντολή αγοράς

Όταν τα αγαθά που πρέπει να αγοραστούν συμφωνηθούν, δημιουργείται η εντολή αγοράς. Το PO απαριθμεί την ημερομηνία της παραγγελίας, FOB πληροφορίες αποστολής Freight on Board (FOB) Το Freight on Board (FOB), που αναφέρεται επίσης ως Free on Board, είναι ένας όρος διεθνούς εμπορικού δικαίου που δημοσιεύεται από το Διεθνές Εμπορικό Επιμελητήριο (ICC). , τους όρους έκπτωσης, τα ονόματα του αγοραστή και του πωλητή, την περιγραφή των αγαθών που αγοράζονται, τον αριθμό είδους, την τιμή, την ποσότητα και τον αριθμό PO.

Ο αριθμός PO είναι ένας μοναδικός αριθμός που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη παραγγελία. Εξυπηρετεί δύο σκοπούς. Το ένα είναι να διασφαλιστεί ότι τα παραγγελθέντα προϊόντα ταιριάζουν με αυτά που παραλαμβάνονται. Δεύτερον, ο αριθμός PO αντιστοιχεί στο τιμολόγιο για να βεβαιωθείτε ότι ο αγοραστής χρεώνεται το σωστό ποσό για τα προϊόντα.

3. Ο πωλητής αποδέχεται (ή απορρίπτει) παραγγελία αγοράς

Στο κάτω μέρος της παραγγελίας αγοράς υπάρχει μια διακεκομμένη γραμμή για τον εξουσιοδοτημένο διαχειριστή του πωλητή να αποσυνδεθεί από την παραγγελία. Το PO περιλαμβάνει όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τη συναλλαγή και τι αναμένει να λάβει ο αγοραστής. Μόλις ο πωλητής λάβει τη ΔΠ, έχει το δικαίωμα είτε να αποδεχτεί είτε να απορρίψει το έγγραφο. Ωστόσο, μόλις γίνει δεκτή η ΔΠ, καθίσταται νομικά δεσμευτική σύμβαση και για τα δύο εμπλεκόμενα μέρη.

4. Ο αγοραστής καταγράφει την παραγγελία αγοράς

Μόλις υποβληθεί η παραγγελία, η παραγγελία αγοράς παραμένει «ανοιχτή». Μια ανοιχτή παραγγελία αγοράς είναι ένα PO όπου γίνεται η παραγγελία, αλλά τα αγαθά δεν έχουν ακόμη παραληφθεί ή μπορεί να σημαίνει ότι έχει ληφθεί μόνο μέρος της παραγγελίας. Σε κάθε περίπτωση, αυτό σημαίνει ότι η παράδοση των εμπορευμάτων δεν είναι πλήρης.

Οφέλη των εντολών αγοράς

1. Αποφεύγει τις διπλές παραγγελίες

Οι παραγγελίες αγοράς προσφέρουν πολλά οφέλη σε μια εταιρεία. Το πιο σημαντικό είναι ότι βοηθά στην αποφυγή διπλών παραγγελιών. Όταν μια εταιρεία αποφασίζει να κλιμακώσει την επιχείρηση, οι ΟΠ μπορούν να βοηθήσουν στην παρακολούθηση του τι έχει παραγγελθεί και από ποιον.

Επίσης, όταν ένας αγοραστής παραγγέλνει παρόμοια προϊόντα, η αντιστοίχιση των τιμολογίων μπορεί να είναι δύσκολη. Το PO χρησιμεύει ως επιταγή για τα τιμολόγια που πρέπει να πληρωθούν.

2. Παρακολουθεί τις εισερχόμενες παραγγελίες

Επιπλέον, τα PO βοηθούν στην παρακολούθηση των εισερχόμενων παραγγελιών και ένα καλά οργανωμένο σύστημα εντολών αγοράς μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση του αποθέματος Το Inventory Inventory είναι ένας τρέχων λογαριασμός περιουσιακών στοιχείων που βρίσκεται στον ισολογισμό, ο οποίος αποτελείται από όλες τις πρώτες ύλες, βρίσκονται σε εξέλιξη και τελικά προϊόντα που έχει συσσωρεύσει μια εταιρεία. Συχνά θεωρείται το πιο ρευστό από όλα τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία - επομένως, εξαιρείται από τον αριθμητή στον υπολογισμό της γρήγορης αναλογίας. και διαδικασία αποστολής.

3. Χρησιμεύει ως νομικά έγγραφα

Οι παραγγελίες αγοράς χρησιμεύουν ως νομικά έγγραφα και βοηθούν στην αποφυγή μελλοντικών διαφορών σχετικά με τη συναλλαγή.

Πώς χρησιμοποιεί ο προμηθευτής την εντολή αγοράς;

Οι παραγγελίες αγοράς παίζουν σημαντικό ρόλο στη διαδικασία διαχείρισης αποθέματος. Όταν ο προμηθευτής παραλάβει το PO, θα πάρει τα στοιχεία που αναφέρονται στο PO από το απόθεμά τους. Το PO συμβάλλει στη διατήρηση ενός αρχείου του αποθέματος στο χέρι και στον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων μεταξύ των τιμών που εμφανίζονται στα αρχεία και του πραγματικού αποθέματος.

Επιπλέον, ο προμηθευτής χρειάζεται το PO για να συμπληρώσει σωστά την παραγγελία. Ο αγοραστής θα χρεωθεί επίσης από τον προμηθευτή με βάση τους όρους πληρωμής που συμφωνήθηκαν στο PO.

Παραγγελία αγοράς έναντι τιμολογίου

Η εντολή αγοράς είναι ένα έγγραφο που δημιουργείται από τον αγοραστή και εξυπηρετεί το σκοπό της παραγγελίας αγαθών από τον προμηθευτή. Το τιμολόγιο , από την άλλη πλευρά, δημιουργείται από τον προμηθευτή και δείχνει πόσο πρέπει να πληρώσει ο αγοραστής για αγαθά που αγοράστηκαν από τον προμηθευτή. Το PO είναι σύμβαση πώλησης, ενώ το τιμολόγιο είναι η επιβεβαίωση της πώλησης.

Παραγγελία Αγοράς έναντι Παραγγελίας Πωλήσεων

Ενώ η εντολή αγοράς δείχνει ποια προϊόντα παραγγέλθηκαν από τον προμηθευτή, η εντολή πώλησης δημιουργείται από τον προμηθευτή και αποστέλλεται στον αγοραστή. Δηλώνει την επιβεβαίωση ή την έγκριση της πώλησης. Σήμερα, η διαδικασία PO δεν βασίζεται πλέον σε χαρτί και ο αγοραστής συνήθως στέλνει στους προμηθευτές του ένα ηλεκτρονικό PO. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας τη μονάδα PO στο λογισμικό ERP. Βοηθά στην επιτάχυνση της διαδικασίας αγοράς ενώ μειώνει την πιθανότητα σφάλματος.

Περισσότεροι πόροι

Το Finance είναι ο επίσημος πάροχος του Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Certification Συμμετάσχετε 350.600+ φοιτητές που εργάζονται για εταιρείες όπως το Amazon, το JP Morgan και το πρόγραμμα πιστοποίησης Ferrari, σχεδιασμένο για να μετατρέψει οποιονδήποτε σε παγκόσμιο επίπεδο οικονομικός αναλυτής.

Για να συνεχίσετε να μαθαίνετε και να αναπτύσσετε τις γνώσεις σας σχετικά με την οικονομική ανάλυση, συνιστούμε ανεπιφύλακτα τους πρόσθετους πόρους χρηματοδότησης παρακάτω:

  • Πιστωτικές πωλήσεις Πιστωτικές πωλήσεις Πιστωτικές πωλήσεις αναφέρονται σε μια πώληση στην οποία το οφειλόμενο ποσό θα καταβληθεί αργότερα. Με άλλα λόγια, οι πωλήσεις πίστωσης είναι αγορές που πραγματοποιούνται από πελάτες που δεν πραγματοποιούν πληρωμή πλήρως, σε μετρητά, κατά τη στιγμή της αγοράς.
  • Κύκλος πωλήσεων και συλλογής Κύκλος πωλήσεων και συλλογής Ο κύκλος πωλήσεων και συλλογής, επίσης γνωστός ως κύκλος εσόδων, απαιτήσεων και εσόδων (RRR), αποτελείται από διάφορες κατηγορίες συναλλαγών. Οι κατηγορίες συναλλαγών πωλήσεων και αποδείξεων είναι οι τυπικές εγγραφές ημερολογίου που εισπράττουν χρεωστικούς λογαριασμούς και έσοδα από πιστωτικές πωλήσεις και χρεωστικοί λογαριασμοί μετρητών
  • Συμφωνία πώλησης και αγοράς Συμφωνία εκπροσώπησης πωλητή Μια συμφωνία εκπροσώπησης πωλητή, γνωστή και ως συμφωνία εισαγωγής, είναι μια συμφωνία μεταξύ ενός πωλητή ακινήτων και μιας χρηματιστηριακής εταιρείας που παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για το ακίνητο που πωλείται. Αποτελεί το θεμέλιο των διαπραγματεύσεων μεταξύ του πωλητή και του αγοραστή μέσω ενός αντιπροσώπου.
  • Εμπορική πίστωση Εμπορική πίστωση Μια εμπορική πίστωση είναι μια συμφωνία ή κατανόηση μεταξύ των πρακτόρων που ασχολούνται με τις επιχειρήσεις μεταξύ τους που επιτρέπει την ανταλλαγή αγαθών και υπηρεσιών

Πρόσφατες δημοσιεύσεις